Le logiciel de gestion commerciale HESTIA permet le suivi complet des activités d´un centre de vacances ou d´hébergement. Ce logiciel se démarque des logiciels hôteliers dans la mesure ou il intègre un suivi beaucoup plus poussé de la clientèle (noms, prénoms et âges des enfants, composition des groupes, adresses payeurs et clients, statistiques, etc..) il offre un suivi des arrivées et départs des présents, des effectifs en restauration différent des techniques hôtelières, également différent quand à la prise de réservation et aux échanges de courriers précédant un séjour. Il gère tous les types de produits couramment employés : Séjour, Activité, Consommation, Boutique, Taxe de séjour et Frais d´adhésion, ou de dossier. Il intègre et permet le contrôle par planning graphique des différents modes d´hébergements Chambres, Gîtes, Camping. Il gère la prise de contact (suivie ou non d´un envoi de documentation) jusqu´au suivi du solde des factures. Il suit les allotements et intègre des factures récapitulative avec ou sans commissionnement.

Les fichiers de base

• Produits : Les tarifs des produits sont gérés sur deux exercices (ce qui permet de facturer selon le tarif actuel tout en prenant des réservations selon un tarif futur). Les tarifs des séjours dépendent de la catégorie de client, et de la catégorie d´âge). Produits de type séjour identifiés par un type de logement, une formule de pension, une saison, un critère propre au centre (QF, Durée), une unité de calcul (la journée, la semaine, le forfait). Produits de type Consommation identifiés par un libellé, une formule de pension, une unité de calcul.

• Clients : Deux adresses, 6 codes de statistiques libres, Type de client (famille, individuel, retraité, groupe, séminaire, TO, sous tutelle...), nature du contact, historique des courriers.

De la prise de contact au suivi de la facturation

• Envoi de courriers automatisé, prospects pour mailing, vérification des disponibilités pour une période donnée sous forme de liste ou en planning graphique, enregistrement d´une option de réservation, suivi des devis, proposition de d´échéancier jusqu´à 5 acomptes avant le séjour et intervention manuelle permettant la gestion d´un échéancier illimité, gestion des arrhes ou acomptes, édition de la facture et/ou d´un relevé de factures. Suivi du paiement du solde de la facture. Tous modes de règlements acceptés, des bons vacances, chèques vacances, carte bleue et, bien sûr, chèques et espèces. Listes de relance pour tous les stades de la réservation et selon chaque acompte. Gestion des remises en banque. Interface avec la comptabilité, aide aux déclarations de TVA. Possibilité de transmission automatique des fichiers clients et réservations pour la fédération ou entre collègues. Hestia possède deux modes de saisie de réservation, et un programme simulant une caisse enregistreuse.

Le planning

• Graphique et interactif, il permet, par un jeu de couleurs, de connaître immédiatement le surbooking enregistré, les emplacements libres ou partiellement libres, allotés, en option, ou réservé ferme. Il permet, par simple clic de souris, le déplacement des occupants.

Le suivi des séjours, Les statistiques

• Liste et compte rendu des arrivées, des présents, des départs, de l´effectif en restauration ou en chambre, les listes par tranche d´âge d´animation, ou selon plus de 15 autres critères.

• Taux d´occupation, nuitées, chiffre d´affaires, une infinité de tableaux paramétrables.